Le développement de l’internet permet aujourd’hui à tout créateur indépendant d’avoir son bureau à domicile, et, grâce au portable, de l’emporter partout avec lui. Mais cette grande souplesse exige, en contrepartie, une organisation d’une grande rigueur, dans le temps et dans l’espace. S’il faut songer à ranger son bureau pour qu’il soit bien ordonné, il faut d’abord s’imposer des horaires fixes et réguliers, comme si l’on travaillait à l’extérieur. C’est là la condition sine qua non pour travailler efficacement et ne pas perdre un temps précieux. On veillera aussi à limiter ses coups de fil aux appels professionnels et à reporter à plus tard toute conversation privée et tout bavardage inutile. Une fois cette discipline acquise, vous organiserez votre lieu de travail, aussi petit soit-il, en vous soumettant à quelques règles simples, afin de gagner en efficacité, d’augmenter votre productivité et de créer dans le bien-être et dans le beau.
Éliminer le superflu, garder le nécessaire
Pas d’efficacité sans ordre. Un bureau encombré de paperasses, des tiroirs pleins à ras bord, un espace qui semble désorganisé agiront comme un repoussoir et vous feront perdre beaucoup de temps pour chercher le document dont vous avez immédiatement besoin. Il faut donc éliminer le superflu pour ne garder que le strict nécessaire. Ayez le réflexe de jeter quotidiennement les prospectus inutiles et de ranger, immédiatement et à la bonne place, les documents ou les courriers qu’il faut garder. Ainsi rien n’encombrera jamais votre bureau. Un bureau net influera positivement sur votre moral et augmentera votre productivité, car vous trouverez très vite le dossier utile. Une place pour chaque chose et chaque chose à sa place : la règle ancienne est toujours valable.
Ranger et ordonner
Rangez donc dans des pochettes et des cartons numérotés et référencés, factures, courriers et documents, selon un ordre chronologique décroissant, afin d’avoir à votre disposition la dernière facture ou le document le plus récent. Les documents dont vous vous servez quotidiennement devront être à portée de main ou de vue, grâce à des étagères. Les documents essentiels à votre entreprise, comme votre numéro de Siret, votre comptabilité d’auto-entrepreneur ou les copyright que vous aurez pu déposer auprès d’entreprises comme FIDEALIS pour protéger vos créations, devront être rangés à part et bien protégés. Un tableau de bord, sur lequel vous noterez l’agenda de la semaine ou les choses à ne pas oublier sera également nécessaire. En choisissant votre bureau, évaluez aussi sa capacité de rangement et ses aspects pratiques : de bons tiroirs coulissants qui ne coincent pas et qui permettent un rangement séparé des dossiers, des étagères intégrées. Si la place manque, des tours de rangement et des caissons sur roulettes vous feront gagner de la place et seront facilement transportables.
Limiter le papier
Afin de gagner de la place et du temps, visez également à limiter le papier en le remplaçant par son équivalent numérique : optez pour les relevés de compte en ligne et pour les factures électroniques, et scannez systématiquement tous vos documents. Ils seront ainsi préservés et vous pourrez les envoyer en un clic à vos clients ou à vos fournisseurs. On a calculé qu’il nous fallait environ 18 minutes pour localiser un document papier et que nous en perdions jusqu’à 20%. Transformez donc tous vos dossiers en dossiers numériques – PDF, Excel, Google Docs, Evernote etc,- et ayez toujours à portée de main votre imprimante équipée d’un scanner. S’il vous faut néanmoins conserver un certain nombre d’originaux, rangez-les dans de belles pochettes grâce auxquelles vous créerez des harmonies et des dégradés : belles matières naturelles des cartons recyclés, couleurs vitaminées ou camaïeux subtils pour différencier vos dossiers, ajouteront à l’ordre et à l’esthétique de votre bureau.
Personnaliser son espace de travail
Ne faites pas de votre pièce de travail un espace impersonnel et de votre bureau un simple support où entreposer des dossiers. Que la pièce où vous travailliez soit un lieu agréable, marqué du sceau de votre personnalité. Si vous ne disposez que d’un coin travail, un ou deux cadres au mur, des images qui vous inspirent particulièrement, un objet riche de souvenirs ou un bouquet de fleurs suffiront à personnaliser votre espace de travail : vous gagnerez, là encore, en créativité, car vous serez inspiré par votre univers intime. Choisissez avec soin votre bureau : il doit être fonctionnel et beau, en accord avec vos goûts. De nombreux modèles existent aujourd’hui, à des prix accessibles. Que vous choisissiez la ligne claire du design scandinave, des formes épurées et japonisantes, des matériaux laqués et du chrome, ou que vous préfériez l’authenticité des bois exotiques ou la beauté nue du bois massif, votre bureau aura une âme.
Privilégier l’ergonomie
Vous passez de longues heures à votre bureau, voire l’essentiel de votre journée : son ergonomie est donc essentielle pour éviter le mal de dos, la fatigue des yeux et tout ce qui rend inefficace. Le siège sera un élément important : qu’il soit de taille réglable, pivotant sur roulettes ou fixe, il devra montrer une forme haute et enveloppante, et être doté d’un dossier et d’une assise rembourrés et ergonomiques qui épouseront les courbes de votre corps. Un fauteuil directionnel, réglable en continu grâce à un vérin pneumatique, s’adaptera à tous vos mouvements. Songez aussi au piétement qui doit être stable, et au revêtement qu’il vaut mieux choisir respirant. Pas de rangements sur roulettes trop lourds, non plus, qui fatiguent le dos, ni de tiroirs qui coincent, qui vous empêcheraient d’avoir accès à temps à vos documents. N’oubliez pas l’éclairage, afin de ne pas abîmer vos yeux. Une double source de lumière est nécessaire, venant de la droite et de la gauche : allier une bonne lampe de bureau télescopique à un haut lampadaire est une solution heureuse. Vous pourrez regarder avec précision vos documents ou travailler à vos créations grâce à une lampe de bureau ou à une lampe d’architecte, tandis qu’un haut lampadaire à la lumière douce sera un élément d’ambiance et de style.
Nettoyer et embellir
Songez, enfin, à nettoyer, plus régulièrement qu’un autre, votre espace de travail, comme vous y passez de longues heures : aérez votre pièce, dépoussiérez votre bureau et vos étagères, nettoyer, chaque semaine, votre ordinateur avec un produit antiseptique, afin de vous protéger des bactéries et pour ne pas avoir toujours sous les yeux des traces de doigt inesthétiques. Les portables sont devenus de beaux objets design aux lignes profilées : mettez-les en valeur !
