Gracias al desarrollo de Internet, los empresarios autónomos de hoy pueden tener su propia oficina en casa y, gracias a su ordenador portátil, llevársela a todas partes. Pero esta gran flexibilidad exige, por otra parte, una organización extremadamente rigurosa, tanto en el tiempo como en el espacio. Si estás pensando en poner orden en tu escritorio, lo primero que debes hacer es fijarte un horario fijo y regular, como si trabajaras fuera. Es la condición sine qua non para trabajar con eficacia y no perder un tiempo precioso. También debes limitar tus llamadas telefónicas a las de trabajo y posponer todas las conversaciones privadas y el parloteo innecesario. Una vez adquirida esta disciplina, puedes organizar tu lugar de trabajo, por pequeño que sea, siguiendo unas sencillas reglas, para ser más eficaz, aumentar tu productividad y crear una sensación de bienestar y belleza.
Eliminar lo superfluo, conservar lo necesario
No hay eficacia sin orden. Un escritorio abarrotado de papeles, cajones llenos hasta los topes y un espacio con aspecto desorganizado actuarán como elemento disuasorio y le harán perder mucho tiempo buscando el documento que necesita inmediatamente. Así que hay que eliminar lo superfluo y quedarse sólo con lo estrictamente necesario. Acostúmbrese a tirar todos los días los folletos innecesarios y a guardar inmediatamente y en el lugar adecuado los documentos o cartas que deban conservarse. Así nada desordenará tu escritorio. Un escritorio limpio tendrá un impacto positivo en tu moral y aumentará tu productividad, porque encontrarás rápidamente el archivo que necesitas. Un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio: la vieja regla sigue siendo válida.
Ordenar y arreglar
Coloque las facturas, cartas y documentos en bolsillos y cajas numerados y referenciados, en orden cronológico descendente, de modo que tenga a su disposición la última factura o documento. Los documentos que utiliza a diario deben estar al alcance de la mano o a la vista, gracias a las estanterías. Los documentos esenciales para su negocio, como su número Siret, sus cuentas de autoempresario o los derechos de autor que haya registrado en empresas como FIDEALIS para proteger sus creaciones, deben mantenerse separados y bien protegidos. También necesitarás un tablero en el que anotar la agenda de la semana o las cosas que no quieres olvidar. A la hora de elegir tu escritorio, también debes tener en cuenta su capacidad de almacenamiento y practicidad: buenos cajones extraíbles que no se atasquen y permitan guardar archivos por separado, estanterías empotradas. Si tiene poco espacio, las torres de almacenamiento y los pedestales con ruedas le ahorrarán espacio y facilitarán su transporte.
Limitar el papel
Para ahorrar espacio y tiempo, procure también limitar el papel sustituyéndolo por su equivalente digital: opte por extractos de cuenta en línea y facturas electrónicas, y escanee sistemáticamente todos sus documentos. Se conservarán y podrá enviarlos a sus clientes o proveedores con un solo clic. Se calculó que tardábamos unos 18 minutos en localizar un documento en papel y que perdíamos hasta un 20% de ese tiempo. Así que convierte todos tus archivos en carpetas digitales – PDF, Excel, Google Docs, Evernote, etc. – y ten siempre a mano tu impresora equipada con escáner. Si aún necesita conservar un cierto número de originales, guárdelos en carpetas atractivas para crear armonías y gradaciones: los bellos materiales naturales del cartón reciclado, los colores vibrantes o los tonos sutiles para diferenciar sus archivos, aportarán orden y estética a su oficina.
Personalice su espacio de trabajo
No convierta su sala de trabajo en un espacio impersonal ni su escritorio en un mero lugar para almacenar archivos. La sala donde trabajas debe ser un lugar agradable, marcado por el sello de tu personalidad. Si sólo dispone de una zona de trabajo, uno o dos marcos en la pared, imágenes que le inspiren especialmente, un objeto lleno de recuerdos o un ramo de flores bastarán para personalizar su espacio de trabajo: también en este caso ganará en creatividad, porque se inspirará en su mundo personal. Elige tu escritorio con cuidado: debe ser funcional y bonito, acorde con tus gustos. Hoy en día existen muchos modelos a precios asequibles. Tanto si opta por las líneas limpias del diseño escandinavo, las elegantes formas japonesas, los materiales lacados y el cromo, como si prefiere la autenticidad de las maderas exóticas o la belleza desnuda de la madera maciza, su escritorio tendrá alma.
Centrarse en la ergonomía
Pasas muchas horas en tu escritorio, incluso la mayor parte del día: por eso la ergonomía es esencial para evitar dolores de espalda, fatiga visual y todo lo demás que te hace ineficiente. El asiento será un elemento importante: ya sea regulable en tamaño, giratorio sobre ruedas o fijo, debe ser alto y envolvente, con un respaldo y un asiento ergonómicos y acolchados que sigan las curvas de su cuerpo. Una silla direccional, infinitamente ajustable gracias a un gato neumático, se adaptará a todos sus movimientos. Ten en cuenta también la base, que debe ser estable, y el revestimiento, que debe ser transpirable. Nada de pesadas unidades de almacenamiento con ruedas, que tensan la espalda, ni cajones que se atascan y le impiden acceder a sus documentos a tiempo. No olvides la iluminación, para no dañar tus ojos. Se necesita una doble fuente de luz, por la derecha y por la izquierda: combinar una buena lámpara de escritorio telescópica con una lámpara de pie alta es una solución feliz. Una lámpara de escritorio o una lámpara de arquitecto te permitirán mirar de cerca tus documentos o trabajar en tus diseños, mientras que una lámpara de pie alta, con su luz suave, añadirá ambiente y estilo.
Limpiar y embellecer
Por último, considera la posibilidad de limpiar tu espacio de trabajo con más regularidad que ningún otro, ya que pasas largas horas en él: ventila tu habitación, quita el polvo de tu escritorio y estanterías y limpia tu ordenador con un producto antiséptico cada semana para protegerte de las bacterias y evitar tener antiestéticas huellas dactilares delante de tus ojos todo el tiempo. Los teléfonos móviles se han convertido en bellos objetos de diseño de líneas depuradas: ¡presúmelos!
