Grazie allo sviluppo di Internet, oggi gli imprenditori autonomi possono avere un proprio ufficio a casa e, grazie al loro computer portatile, portarlo con sé ovunque vadano. Ma questa grande flessibilità richiede, d’altra parte, un’organizzazione estremamente rigorosa, sia in termini di tempo che di spazio. Se state pensando di riordinare la vostra scrivania, la prima cosa da fare è stabilire degli orari di lavoro fissi e regolari, come se doveste lavorare fuori. Questa è la conditio sine qua non per lavorare in modo efficiente e non perdere tempo prezioso. Dovreste anche limitare le vostre telefonate a quelle di lavoro e rimandare tutte le conversazioni private e le chiacchiere inutili. Una volta acquisita questa disciplina, si può organizzare il proprio posto di lavoro, anche se piccolo, seguendo alcune semplici regole, per diventare più efficienti, aumentare la produttività e creare un senso di benessere e bellezza.
Eliminare il superfluo, mantenere il necessario
Nessuna efficienza senza ordine. Una scrivania ingombra di scartoffie, cassetti pieni fino all’orlo e uno spazio che sembra disorganizzato agiscono da deterrente e fanno perdere molto tempo alla ricerca del documento di cui si ha bisogno immediatamente. Dobbiamo quindi eliminare il superfluo e tenere solo lo stretto necessario. Prendete l’abitudine di gettare quotidianamente i volantini inutili e di riporre immediatamente e nel posto giusto i documenti o le lettere che devono essere conservati. Così nulla ingombrerà la vostra scrivania. Una scrivania pulita avrà un impatto positivo sul vostro morale e aumenterà la vostra produttività, perché troverete rapidamente il file di cui avete bisogno. Un posto per ogni cosa e ogni cosa al suo posto: la vecchia regola è ancora valida.
Riordinare e riordinare
Mettete fatture, lettere e documenti in tasche e scatole numerate e referenziate, in ordine cronologico decrescente, in modo da avere a disposizione la fattura o il documento più recente. I documenti che utilizzate quotidianamente devono essere a portata di mano o di sguardo, grazie alle scaffalature. I documenti essenziali per la vostra attività, come il vostro numero Siret, i vostri conti auto-imprenditoriali o i diritti d’autore che avete depositato presso società come FIDEALIS per proteggere le vostre creazioni, devono essere tenuti separati e ben protetti. Avrete anche bisogno di un cruscotto, su cui annotare l’agenda della settimana o le cose che non volete dimenticare. Quando si sceglie la scrivania, è bene considerare anche la sua capacità di archiviazione e la sua praticità: buoni cassetti scorrevoli che non si inceppino e che permettano di riporre i file separatamente, scaffali integrati. Se avete poco spazio, le torri di stoccaggio e i piedistalli su ruote vi faranno risparmiare spazio e saranno facili da trasportare.
Limitare la carta
Per risparmiare spazio e tempo, cercate anche di limitare la carta sostituendola con l’equivalente digitale: optate per estratti conto online e fatture elettroniche e scansionate sistematicamente tutti i documenti. Saranno conservati e potrete inviarli ai vostri clienti o fornitori con un solo clic. È stato calcolato che impiegavamo circa 18 minuti per individuare un documento cartaceo e che perdevamo fino al 20% di questo tempo. Quindi trasformate tutti i vostri file in cartelle digitali (PDF, Excel, Google Docs, Evernote ecc.) e tenete sempre a portata di mano una stampante dotata di scanner. Se avete ancora bisogno di conservare un certo numero di originali, conservateli in cartelle attraenti per creare armonie e gradazioni: i bei materiali naturali del cartone riciclato, i colori vivaci o le sfumature delicate per differenziare i vostri file, aggiungeranno ordine ed estetica al vostro ufficio.
Personalizzate il vostro spazio di lavoro
Non trasformate la vostra stanza di lavoro in uno spazio impersonale e la vostra scrivania in un semplice luogo in cui conservare i file. La stanza in cui lavorate deve essere un luogo piacevole, caratterizzato dall’impronta della vostra personalità. Se avete solo un’area di lavoro, basteranno una o due cornici alla parete, immagini che vi ispirano particolarmente, un oggetto pieno di ricordi o un mazzo di fiori per personalizzare il vostro spazio di lavoro: anche in questo caso, guadagnerete in creatività, perché sarete ispirati dal vostro mondo personale. Scegliete con cura la vostra scrivania: deve essere funzionale e bella, in linea con i vostri gusti. Oggi sono disponibili molti modelli a prezzi accessibili. Che scegliate le linee pulite del design scandinavo, le eleganti forme giapponesi, i materiali laccati e cromati, o che preferiate l’autenticità dei legni esotici o la nuda bellezza del legno massiccio, la vostra scrivania avrà un’anima.
Focus sull’ergonomia
Trascorrete molte ore alla scrivania, anche la maggior parte della giornata: l’ergonomia è quindi essenziale per evitare mal di schiena, affaticamento degli occhi e tutte le altre cose che vi rendono inefficienti. La seduta sarà un elemento importante: che sia regolabile, girevole su rotelle o fissa, dovrà essere alta e avvolgente, con uno schienale e una seduta ergonomici e imbottiti che seguano le curve del corpo. Una sedia direzionale, regolabile all’infinito grazie a un martinetto pneumatico, si adatta a ogni vostro movimento. Considerate anche la base, che deve essere stabile, e il rivestimento, che deve essere traspirante. Non ci sono nemmeno pesanti unità di archiviazione su rotelle che affaticano la schiena o cassetti che si inceppano e impediscono di accedere ai documenti in tempo utile. Non dimenticate l’illuminazione, per non danneggiare gli occhi. È necessaria una doppia fonte di luce, da destra e da sinistra: la combinazione di una buona lampada da tavolo telescopica con una lampada da terra alta è una soluzione felice. Una lampada da scrivania o da architetto vi permetterà di guardare da vicino i vostri documenti o di lavorare ai vostri progetti, mentre una lampada da terra alta con la sua luce soffusa aggiungerà atmosfera e stile.
Pulire e abbellire
Infine, considerate la possibilità di pulire il vostro spazio di lavoro più regolarmente di qualsiasi altro, dato che vi trascorrete molte ore: arieggiate la stanza, rimuovete la polvere dalla scrivania e dagli scaffali e pulite il computer con un prodotto antisettico ogni settimana per proteggervi dai batteri e per non avere sempre davanti a voi le antiestetiche impronte digitali. I computer portatili sono diventati splendidi oggetti di design dalle linee essenziali: sfruttateli al meglio!
